U kunt zelf de akte opvragen bij de Indonesische autoriteiten. Dit moet dan in persoon gebeuren. Een derde persoon mag dat niet voor u doen. Nadat u de akte hebt moet u deze laten legaliseren door de Indonesische ministeries van Justitie en Buitenlandse Zaken en tenslotte door deze Ambassade.

Wilt of kunt u het zelf niet verzorgen dan kan de Ambassade bemiddelen bij het opvragen bij de Indonesische autoriteiten van b.v.: een geboorteakte, een huwelijksakte, een scheidingsakte, een overlijdensakte en een onderzoek naar het al dan niet bestaan van een testament.

• Voor tarieven opvragen 
• Voor legaliseren akte

Er kan alleen maar bemiddeld worden als de persoon op wiens naam de akte staat de Nederlandse nationaliteit bezit.

Vanuit Nederland kan bemiddeling voor het verkrijgen van akten worden gevraagd bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken, afdeling DPV/DF-legalisaties, Postbus 20061, 2500 EB Den Haag (email-adres:  DPV-DF@minbuza.nl). U ontvangt dan bericht van het Ministerie wat U moet opsturen, hoeveel u daarvoor moet betalen en met welk betalingskenmerk en op welke rekening u het bedrag moet storten.

U kunt ook zelf een e-mail ( jak-ca@minbuza.nl) of fax (+62 21 5275977) sturen aan de Consulaire Afdeling van de Nederlandse Ambassade in Jakarta.

U ontvangt dan per email of fax een brief van de Ambasade waarin vermeld staat hoeveel u daarvoor moet betalen en met welk betalingskenmerk en op welke rekening u het bedrag moet storten.

Tevens staat daarin dat u de volgende documenten moet opsturen:

• een kopie van uw Nederlandse paspoort of identiteitskaart;
• indien u in bezit bent van de oude akte een kopie hiervan;
• indien het gaat om het aanvragen van een geboorteakte en u niet meer over een kopie beschikt: de volledige voor- en achternamen van uw ouders;
• Als het gaat om het aanvragen van een testament heeft de Ambassade een kopie van het “informatie uittreksel” uit het Centraal Testamentenregister te Den Haag nodig.

Het adres waar u de gevraagde stukken naar toe moet sturen is:

Vanuit Nederland:	Vanuit Indonesië c.q. andere landen
Ambassade Jakarta	Royal Netherlands Embassy
Consulaire Afdeling	Consular Department
p/a Postbus 20061	Jl. HR Rasuna Said Kav. S-3
2500 EB Den Haag	Jakarta 12950 - Indonesia

Uiteraard kan niet gegarandeerd worden dat de gevraagde akte ook daadwerkelijk gevonden wordt. De Ambassade is daarvoor afhankelijk van de lokale autoriteiten. Blijkt de akte niet te traceren dan wordt het betaalde bedrag niet gerestitueerd.

De ervaring heeft geleerd dat het heel lang duurt -een periode 5-6 maanden is zeker niet ongebruikelijk- voordat de akte wordt ontvangen of de betrokken Indonesische instantie de Ambassade laat weten dat de akte niet te traceren is.

De Ambassade blijft alert en probeert de procedure zo mogelijk te versnellen door de Indonesische instantie iedere 2 maanden een rappel te sturen. Na 6 maanden wordt de betrokken Indonesische instantie geïnformeerd dat er van uitgegaan wordt dat de verzochte akte niet te traceren is en zal de Ambassade het dossier sluiten.

Van deze beslissing wordt een verklaring opgemaakt, die aan u wordt toegezonden. Met deze verklaring kunt u bij de rechtbank in Den Haag een vervangende Nederlandse geboorteverklaring laten opmaken.

Wordt de akte wel door de Indonesische instantie aan de Ambassade gestuurd dan wordt de akte gelegaliseerd. 

Nadat de akte is gelegaliseerd wordt deze u – als u de akte via het Ministerie van Buitenlandse Zaken hebt opgevraagd via het ministerie - toegezonden.